Cansado de perder el tiempo?

Este post de FreelanceSwitch hace algunas recomendaciones de lo que tienes que hacer en diversas situaciones para "hacer más cosas en menos tiempo".

La principal recomendación es... Piensa siempre en Acciones!

Por ejemplo:

• Con el email:

Abre el email sólo unas cuantas veces al día y después de leer cada correo piensa: "Que acción debe llevar a cabo como resultado de este email?" Si dura unos minutos, hazla. Si es más larga, apúntala en tu lista de to-dos. Después haz lo que debas con el propio email: archivar, borrar, contestar o reenviar a alguien.

• En las reuniones:

Deja de tomar apuntes y hacer dibujitos. Estate atento a cuando alguien mencione la palabra "acción" o uno de sus sinónimos. Apúntala para el acta, y si eres tu el que tiene que hacerla, pásala a tu "to-dos".

Si la reunión va como casi todas: todos hablan y hablan y nadie cita la palabra acción, interrumpe preguntando "Entonces, que acciones tenemos que hacer sobre esto?". Se persistente.

• En las llamadas telefónicas:

En lugar de hablar y hablar, pregunta inmediatamente "Entonces, que acciones crees que hay que hacer?".

• Lista de to-dos.

Tu lista debe contener "cosas que hay que hacer". Y casi siempre empezar por un verbo. No es una lista de títulos de cosas.

• Los papeles.

Hace años los "marrones" llegaban en un papel: carta, memo, etc. Hoy llegan por email. Pero algunos papeles siguen llegando. Trátalos como a los emails: "Que acción debe hacer como resultado de este email?" Y luego trata el papel igual que el email: lo archivo, lo borro, lo reenvío o respondo.

• Proyectos.

Un proyecto a veces es abrumador. Para evitarlo, centrate en una acción que haya que hacer en él: "Cual es la siguiente acción que debería realizar para conseguir que el proyecto avance?". Si la acción es muy grande, descomponla en varias: Por ejemplo, "escribir informe" puedes dividirlo en "hacer esquema del informe" o "escribir primeros párrafos del informe".

Creo que además hay que llevar una lista adicional de los proyectos que tienes abiertos para que no se te despisten!

• Clientes.

Cuando un cliente te de la chapa hablando y hablando, enfócale en acciones: "De acuerdo, está bien eso que has dicho. Que acciones debemos llevar a cabo entonces?".


Y siempre, siempre siempre, ten la lista de to-dos a mano. Recuerda que no siempre tienes a mano el PC, o la PDA, pero siempre puedes llevar una pequeña tarjeta de visita en la cartera con esa lista. Y un boli!