Guías para usar el email

Quien no tenga su buzón o incluso buzones a tope seguro que miente. Hemos llegado a una situación en la que abusamos todos del email. Nos llegan decenas de emails al día. Algunos días más de 100. Entre ellos hay algunos muy importantes y muy urgentes (casi nunca porque el que los envía ya sabe que tienes el email sobrecargado y seguro que te llama para comunicarte algo importante y urgente) algunos son importantes pero no urgentes que se camuflan entre las decenas de no importantes.

Es un tema que me tiene preocupado. Además de que no sabemos utilizarlo adecuadamente. Por eso cuando veo por la red guías y recomendaciones para su uso adecuado, me las leo e incluso algunas como esta la resumo aquí:

1. Planifica la lectura y envío de emails periodicamente. Cada 15 minutos, o 30 o una hora. Pero no dejes lo que estás haciendo por mirar el email. Al menos acábalo antes. Si es importante te llamarán.
   
2. Usa siempre el ASUNTO del email para ayudar al destinatario a manejar el email adecuadamente, incluyendo el nivel de importancia del correo:
• [URGENTE]
  
• [ACCION REQUERIDA PARA EL fecha]
• [PTI] (Para Tu Información)
• [ESPERO RESPUESTA]
• [PROYECTO PPPPP]
3. Reseña en el email que es lo más importante de todo lo que mandas.
4. Procesa el email recibido sólo una vez (igual que lo haces con el correo postal si aun recibes algo):
• Bórralo.
• Respóndelo.
• Guardalo en la carpeta adecuada.
• Márcalo como pendiente de hacer.
5. Utiliza las siguientes carpetas para gestionar el correo:
   
• Action
  
• Personal
  
• Hold for Response/Approval
  
• Respond To
  
• Need More Info
  
• Individual Project Folders (as needed) (Remove theses folders after the projects have been completed.)
  
• Subscriptions (as needed) (Clean these folders out at least once a month.)
  
• Dumpster (This folder holds the mail you’d like to delete but are afraid to. Clean this folder out at least once a month.)
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• Aunque yo utilizo sólo estos en Gmail:
• Vacío la bandeja de entrada constantemente. Me reconozco enfermo de "Emptyinboxtitis". En cuanto los leo los clasifico en alguna de las siguintes "carpetas":
  
• !!! Me deben! (una etiqueta que empieza por !!! para que aparezca la primera). Lo reviso al menos una vez al día.
  
• Pendiente de hacer por mí (les pongo la estrella del Gmail y así los tengo todos en la vista "Estrellados", que incongruencia). Si son largos y tengo que leerlos con detenimiento, los pongo aquí. Lo reviso al programar el día o cuando tengo un rato libre.
  
• Papelera: Como GMail no te borra lo que envías a la papelera hasta dentro de un mes, si necesito recuperarlo en ese tiempo lo recupero. Si en un mes no lo he necesitado, mejor que lo borre.
  
• Archivo: No pierdo tiempo en organizarlos por carpetas o etiquetas (salvo excepciones muy concretas que casi nunca me valen para nada). Si necesito encontrarlos, los búscaré "a lo Google". El sistema que tiene GMail de ordenar los emails por conversaciones hace que el archivo por carpetas no sea necesario casi nunca.
6. Usa el panel de Vista Previa para no tener que abrir todos los correos (a mi no me gusta).
7. No envíes más de 15MB en un correo (es una recomendación).
8. Utiliza el Responder con Historia economicamente (no siempre es necesario)
9. Utiliza reglas y filtros principalmente para manejar el spam y las suscripciones.
10. Borra inmediatamente las cadenas de emails. La inmensa mayoría son mentiras.
11. El Email no es el sitio adecuado para archivar ficheros por mucho tiempo.
• Sobre todo si son de un equipo o proyecto que se actualizan frecuentemente.
• Y si crees que para documentos personales si lo es, olvídalo también. ¿Cuantas direcciones de email has tenido hasta ahora? ¿Donde están las copias de lo que tenías en las cuentas viejas?
12. Utiliza el "Out Of Office" todo lo que puedas (esto último lo añado yo).
13. Utiliza el "Responder a todos" con cuentagotas.
14. Usa To-dos para asignar tareas.
• Yo siempre que lo he intentado me he rendido. No vale para nada.

Las últimas no tienen mucho que ver con los emails:

• cambia la password frecuentemente (para que te olvides de ella cuando lo necesitas),
  
• bloquea el PC al levantarte (Ctrl-Alt-Del y Return en algunos PCs.),
  
• no uses el email de otros aunque te sepas su password (ni le robes la cartera del armario, claro!!)
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